Administrar uma concessionária de veículos exige o acompanhamento e controle de uma série de fatores. Estes fatores englobam desde a venda de veículos, peças e serviços até o acompanhamento gerencial dos resultados. Por isso, o uso de um software para concessionárias é uma prática necessária entre gestores que buscam eficiência e redução de custos.

Mas será que os gestores estão levando em consideração as características corretas na hora de contratar um software para concessionárias?

Sim, ao contrário do que muitos pensam, nenhum software é igual ao outro. Existem os CRMs (Customer Relationship Management), ERPs (Enterprise Resource Planning), B.I. (Business Intelligence) e – certamente o mais importante – aquele softwares que conseguem integrar todas essas funções numa ferramenta única, o DMS (Dealer Management System), como o próprio SancesTurbo DMS.

8 Características indispensáveis de um software para concessionárias

Apesar da variedade de ferramentas disponíveis ser uma vantagem para o gestor, muitas vezes ela acaba gerando confusão e insegurança na hora de escolher o melhor software para concessionárias.

Pensando nisso, separamos sete características indispensáveis para softwares especializados em gestão de concessionárias que gestores precisam levar em consideração antes da contratação.

1. Suporte

Quem já perdeu uma venda (ou a paciência) por falhas técnicas de softwares sabe como é frustrante não poder contar com um serviço de suporte rápido e eficiente nas horas em que mais precisa.

Por isso, além das funcionalidades da ferramenta, antes de contratar um software para concessionária é muito importante verificar quais são as opções de suporte oferecidas, como horários de atendimento e meios de comunicação (helpdesk, e-mail, telefone, conexões remotas, etc).

2. Atualizações

Softwares para concessionárias modernos e eficientes costumam ter atualizações constantes, e por isso é importante saber como elas serão implementadas para não ter surpresas desagradáveis no futuro, como, por exemplo, ter que deixar a ferramenta desligada para fazerem atualizações. Isso pode gerar uma série de problemas, deixando toda a sua equipe parada por conta disso.

Portanto, pergunte para o fornecedor se as atualizações serão automáticas, se haverá interrupção do serviço quando elas estiverem sendo instaladas, e se as novas funcionalidades serão gratuitas ou pagas.

3. Usabilidade

No Brasil, ainda é comum algumas pessoas associarem a “complexidade” de um software com a sua eficiência, mas a verdade é que quanto mais fácil o entendimento e uso da ferramenta, menor serão os custos com treinamentos de funcionários e erros operacionais.

Em outras palavras, sempre dê preferência para softwares fáceis de utilizar e que possam ser usados por qualquer pessoa dentro da concessionária.

4. Homologação

Concessionárias são negócios que, para funcionarem da forma mais eficiente possível, necessitam de uma integração e homologação completa com o fabricante.

Softwares para concessionárias que são devidamente integrados e homologados pelos fabricantes dispensam a necessidade de criação de processos externos e aumentam a velocidade das transações entre concessionária e montadora, seja na venda ou suporte técnico prestado ao cliente.

5. Implantação

A implantação de softwares para concessionárias pode ser um processo árduo e custoso para pessoas não especializadas e por isso o tempo de implantação e a possibilidade de uma instalação presencial pode (e deve) ser levado em consideração.

No entanto, é importante também ficar atento aos custos da instalação implantação. É comum as propostas de implantação de software não estarem com escopo fechado, ou seja, ficam algumas pontas soltas, como por exemplo a dúvida sobre o tempo de implantação extrapolar o inicialmente previsto.

Nestes casos os valores de implantação podem subir (fora da proposta inicial), e no caso de estar no meio do caminho da implantação, fica difícil voltar atrás na decisão.

Vale lembrar ainda sobre o tempo mínimo de permanência com o software e as multas em caso de recisão. A implantação em teoria “custo zero”, pode sair caro.

6. Treinamento

Um software de qualidade exige um treinamento qualificado e consultivo. Quanto mais eficiente for o processo de treinamento, melhor será o ganho de performance e mais rápida será a adaptação dos funcionários em relação ao seu uso e, consequentemente, menores as chances de erros operacionais e/ou atrasos nas tarefas.

Além disso, como já citamos anteriormente, softwares para concessionárias mais eficientes costumam ter atualizações constantes. Por isso, poder contar com suporte para estas novas funcionalidades também é um diferencial a ser levando em conta.

7. Abrangência

Apesar de todas as características citadas até aqui serem realmente indispensáveis para softwares modernos e com foco na gestão eficiente de concessionárias, elas só serão aproveitadas se o sistema instalado for utilizado e integrado aos processos de toda a empresa. Por isso, quando for escolher uma ferramenta para gestão ou migrar a que você utiliza por outra, leve em conta os módulos e recursos que esta nova estará lhe oferecendo. Procure por algo o mais completo possível e evite gastos complementares para atender as necessidades da concessionária.

8. Segurança e controle dos seus dados

Este é outro ponto a avaliar nesta decisão. Tenha segurança de que os dados que estão no sistema estão bem armazenados e que são seus. Digo isto, pois em uma possível migração para outro sistema, você deve ter total acesso a estes dados, não ficando refém dos seus dados estarem armazenados em estruturas (clouds) da própria empresa desenvolvedora.

Por fim, todo software para concessionárias deve ter como objetivos principais a redução dos custos, aumento na eficiência da gestão, e otimização dos processos. Considerando estes pontos, com certeza a decisão será mais acerta e evitará ter que acessar documentos, planilhas e outros sistemas não interligados que geram burocracia e dificultam processos internos.

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