O poder transformador da escassez

No final da 2ª guerra mundial os japoneses enfrentaram períodos de reconstrução, escassez extrema e uma mudança mental intensa. Ironicamente esses momentos complexos e intensos podem transformar nossas vidas completamente.

Numa época de “destruição total” do país, as perdas se estendiam tanto a população quanto a infraestrutura e economia. Como se desenvolver economicamente sem recursos disponíveis? A missão das indústrias japonesas era responder a essa pergunta.

A partir das técnicas já propostas por Henry Ford e Frederick Taylor, a família Toyoda desenvolveu um modelo de administração simplificada que engloba respeito pelas pessoas, qualidade e eliminação de desperdícios.

Nós da Sances, como desenvolvedores de sistema para gestão de concessionárias (DMS) pensamos que tudo que nos marca profundamente destrói paradigmas antigos e constrói novas formas de enxergar os fatos. É em meio a isso que surgiu a gestão lean um modelo de gestão administrativa enxuta que concilia a otimização de processos com o mínimo desperdício possível.

Onde e como identificar os desperdícios?

Por onde começar e como encontrar os processos ineficientes são as primeiras coisas que vem à mente quando alguém procura aplicar a teoria.

O modelo identificou as 6 principais possibilidades que resultam em problemas. Adaptamos a teoria para a realidade do mercado concessionário da seguinte maneira:

  • Fluidez
  • Organização
  • Erros
  • Processos desnecessários
  • Estoque
  • Tempo

Agora vamos abordar como esses pontos se aplicam na administração de concessionárias.

1 – Fluidez: facilidade e rapidez

 Quando a disposição do ambiente facilita o fluxo de pessoas ou equipamentos, torna as tarefas mais rápidas e você sempre saberá onde encontrar o que precisa.

Um ambiente de trabalho limpo e organizado facilita a execução dos serviços e ajuda a realizar tarefas mais rapidamente. Seu time precisa encontrar o que, quando e como precisa. Isto pode ser um acordo informal entre todos.

Por exemplo, se um produtivo se desloca várias vezes de uma estante a outra para pegar peças grandes e utilizar no seu trabalho, além de perder tempo, a tarefa demora mais para ser concluída e possibilita problemas de saúde.

Visualize a forma como sua equipe trabalha e monte o fluxo com uma montagem e organização de materiais conforme a atividade. Desta forma os processos se tornam mais fáceis e rápidos.

Uma dica para esta organização é aplicar os 5S’s (Seiri – Utilização; Seiton – Organização; Seiso – Limpeza; Seiketsu – Higiene; Shitsuke – Disciplina):

1º S – Eliminar tudo que não for útil no espaço de trabalho;

2º S – Organizar o espaço de forma eficaz;

3º S – Limpeza do ambiente de trabalho;

4º S – Normas para a organização e limpeza;

5º S – Todos podem ajudar, propondo melhorias tanto de processos quanto de organização.

Com o ambiente de trabalho otimizado, sua equipe ganha fluidez e dinâmica para execução rápida e excelente.

2 – Organização: planejamento e comunicação.

Uma organização ineficiente acarreta em perdas tanto para o cliente quanto para a concessionária.

Suponhamos que seu cliente entregou ao vendedor um cheque que deverá ser descontado no dia 10, porém esta informação não chega no financeiro corretamente e o cheque é descontado dia 05. Além de causar constrangimentos, o transtorno pode ocasionar a perda do cliente.

Outro exemplo de comunicação é uma solicitação de peça do mecânico ser endereçada ao local ou pessoa errada, isso atrasa a execução do serviço.

Prezar por um planejamento na comunicação e que ocorra de forma clara e objetiva evita a perda de tempo e negócios.

 3 – Erros: podem e devem ser evitados

 Um erro aparentemente inofensivo prejudica toda a cadeia produtiva, e isto deve ser pensado de forma preventiva. Em uma revisão de veículos uma peça quebra, ou o serviço não decorre no prazo esperado.

Será que a peça não chegou com defeito a concessionária?

O produtivo estava envolvido em outras atividades menos prioritárias?

Processos com check list, verificações e apontamentos de horas dos produtivos podem facilitar muito estes controles.

4 – Processos desnecessários: Custo x Benefício.

O desejo de superar as expectativas do cliente é válido, mas precisamos ponderar os custos e benefícios do que é proposto.

É responsabilidade do consultor que realiza o atendimento ao cliente expor todos os detalhes e opções no momento em que o carro é entregue à concessionária. O cliente precisa entregar seu veículo com confiança.

Com a finalização e retorno para o cliente o consultor deve mostrar o valor do que é cobrado e não apenas prestar “mais um serviço”. Um trabalho bem feito merece uma abordagem que agregue valor e a postura é fundamental na difícil tarefa de fidelização.

Para te ajudar nisso temos um post sobre “Como contratar o consultor certo para a sua concessionária”. Recomendamos como leitura complementar.

5 – Estoque: Quantidade e tempo médio de veículos e peças

Imagine que num período de 3 meses você adquiriu 3.000 peças de um determinado veículo e prevê os próximos meses com uma demanda semelhante comprando mais 3.000 peças.

Seu estoque atual seria de 6.000 peças, mas os próximos clientes não aprovam o serviço ou essas peças ficam obsoletas. Elas não serão utilizadas e você perdeu espaço e dinheiro.

Você tem conhecimento do seu tempo de pátio médio para veículos novos e usados? Sabe o custo que as manutenções, documentações ou até mesmo ocupação do espaço físico acarretam na administração de concessionárias?

Pense nisso, e lembre-se que a demanda gera a necessidade e não o contrário.

 6 – Tempo: Não desperdice

 Qualquer espera, seja de um produtivo ou cliente gera improdutividade e causa impacto negativo na empresa e na fidelização do cliente.

Projetar um fluxo contínuo de tarefas facilita, otimiza e reduz a espera. Programe os equipamentos e a realização de tarefas de acordo com a demanda, torne possível o planejamento real de executar cada tarefa.

Pense em uma administração de concessionárias otimizada

A tarefa agora é conhecer seus valores de acordo com as necessidades do seu cliente. Não corra o risco de ter algo não desejado. Muitas empresas erram definindo seu produto com o que imaginam e não com o que cliente procura, certamente não dará certo.

Conheça seu cliente, onde ele está?

Do que ele gosta?

O que ele tem?

O que ele deseja ter e em que você e sua empresa podem ajudá-lo?

Será que ele entenderá o valor cobrado pelos seus serviços?

Como você pode mostrar o custo e benefício de forma fácil?

Onde e quando apresentar esses benefícios?

São essas respostas que você precisa conhecer para definir os seus valores.

Com os valores definidos planeje seu fluxo de valor mapeando os processos de trabalho, organizando tarefas e sua comunicação com o tempo e quantidade de pessoas que a executam.

Pense que o objetivo é tornar seus processos em um fluxo contínuo ou seja, sem interrupções.

É necessário que os serviços sejam realizados no menor tempo possível e com qualidade. Trabalhe com um fluxo de valor real nas informações de tempo e quantidade de pessoas.

Quando criar seus fluxos é importante pensar numa produção baseada na demanda real e atual de serviços, não esqueça que uma administração de concessionárias simplificada também significa menos desperdícios.

Vamos começar a aplicar a gestão lean no seu negócio? Preparamos um material que vai te ajudar!

Além de trabalhar com fluxos de trabalho, mantenha seu time alinhado

O engajamento do seu time é essencial para o bom funcionamento dos processos que falamos. De início, pode parecer ruim definir e pensar nos conceitos, mas um trabalho bem feito ajuda a colher bons frutos.

Sugiro eleger uma pessoa do time que paralelo às suas atividades separe um período para organizar e apresentar os fluxos de valor, e os desperdícios. Motive o time e os ajude a enxergar o quanto esses pensamentos podem trazer benefícios a todos.

E não esqueça, estar aberto a buscar e receber ideias de melhorias é necessário.

Uma boa opção é ter a caixa de: “Sugestão de melhorias” e qualquer um, poderá sugerir de forma anônima, ou não, algo para melhorar.

Isso ajuda a conhecer as dores e necessidades de todos, possibilita estudar como melhorar e alimentar os benefícios ofertados.

Espero que diante de tudo que apresentamos, você identifique quais os seus desperdícios e como evita-los, além de desenvolver fluxos que vão te ajudar a simplificar seus processos e mostrar que seu desejo é sempre melhorar os serviços que oferece.

Coloque em prática os conceitos da Gestão Lean e alcance uma administração de concessionárias simples e otimizada!