Quando se pensa em inventário logo surge aquela velha dor de cabeça. Não é verdade? O inventário é culturalmente um dos processos mais contraprodutivos que uma empresa é obrigada a passar.

Embora ninguém fale com empolgação a respeito do assunto ele é extremamente necessário para organizar e controlar os custos de peças.

Nós da Sances, como desenvolvedores de sistema para gestão de concessionárias (DMS) sabemo o quanto colocar a casa em ordem não precisa ser um processo traumático, por isso trazemos algumas informações para você tornar esse processo mais rápido e fácil.

Para tudo! Precisamos fazer a contagem do estoque

Qual o desperdício de tempo que você tem quando precisa fazer o inventário? Geralmente precisa fechar a empresa ou pede para seu time fazer hora extra? Isso não precisa ser assim.

Esse trabalho é necessário e muito importante, afinal ter controle dos seus produtos, equipamentos e recursos ajuda a dar dimensão do que precisa ou não ter e evita superprodução.

Para realizar uma atividade que é massiva por si só, é fundamental refletir sobre as melhores formas de colocar o inventário em ordem e aproveitar o tempo em melhorias. Não se preocupe, fomos atrás de teorias e aplicações práticas para tornar sua vida mais fácil.

Sim, é possível!

Acredite quando falamos que essa tarefa pode ser realizada em menos tempo mantendo a qualidade, apesar da exigência do planejamento e periodicidade. Suas contagens de inventário se tornarão constantes na operação, e não mais apenas naquele domingo lá no final do ano.

Por onde começar?

Seu inventário começa com a organização do estoque.

Quando você recebe uma correspondência o carteiro te encontra no meio de todas as casas, essa tarefa só é fácil pois ele conhece o seu endereço. No estoque você pode trabalhar com o mesmo conceito.

Para cada peça um endereço especifico, identifique exatamente onde ela se encontra dentro do estoque.

Pra isso vamos dividir o estoque por setores, Setor PEÇAS / EQUIPAMENTOS… e assim por diante.

Ok, agora cada corredor corresponde a uma rua, cada estante um bloco e suas prateleiras são os andares. Estes são os endereços fixos de cada peça ou equipamento que entrar no estoque.

Você recebe muitas peças e equipamentos da montadora e manter tudo no seu devido lugar, facilita tanto na contagem do inventário quanto no dia a dia.

Diferentes tipos de inventário

Uma vez que você sabe exatamente como encontrar seus produtos, pode planejar o propósito e o início do inventário.

Seus inventários devem considerar a necessidade e propósito do que você precisa, e podem ser:

  • Gerais: Pausar temporariamente a requisição de peças e faturamento para contabilizar, listando as peças e equipamentos do estoque e espaço físico da empresa
  • Periódicos: Determinar períodos para contar e listar suas peças, com o objetivo de identificar falhas e atualizar o estoque

A maior dificuldade em se fazer o inventário, talvez seja a de parar a empresa temporariamente.

Como falamos anteriormente, vamos facilitar e agilizar seu inventário na concessionária para que ele seja uma tarefa periódica.

Já ouviu falar no Inventário rotativo?

Você não precisa mais parar suas operações ou fazer horas extras. A ideia aqui é a contagem contínua e sem pausas, por isso o pulo do gato é a organização e principalmente o endereçamento das peças.

Assim, você consegue filtra cada produto a ser contado, por exemplo:

Ao fazer o inventário das Peças Z, que estão no Setor X | Rua 1 | Bloco Y | Andar 1, você irá direto nesse endereço para iniciar a contagem.

Se, além do endereço das peças, as informações de recebimento estiverem associadas, seus números são mais assertivos na comparação com o estoque físico.

O desenrolar do inventário torna-se mais prático e rápido.

Planeje-o sempre com um objetivo definido e para ser periódico, afinal ter seu inventário na concessionária atualizado traz muitos benefícios.

Desenvolvemos uma planilha com o modelo de inventário rotativo, filtrar o endereçamento e ter a quantidade de produtos de acordo com informações de cadastro.

Os benefícios do inventário na concessionária

A começar pela redução dos desperdícios, afinal são muitas requisições enviadas e recebidas diariamente e não controlar pode por tudo a perder.

Algumas peças são esquecidas em meio as novas e peça parada é dinheiro gasto sem retorno. Mas se o inventário é uma operação periódica, seu controle de necessidade é assertivo.

Além disso, nem sempre estoque cheio significa muito trabalho, o motivo pode ser excesso desnecessário.

Inclusive, existe um método de gestão simplificada que fala exatamente sobre isso. Ele é conhecido como Gestão Lean, uma gestão otimizada e enxuta.Temos um post que vai ajudar a entender mais sobre a “Gestão Lean nas concessionárias”, conheça melhor o método com esta a leitura.

Exitem também 3 conceitos de logística que podem facilitar a tomada de decisões para evitar perdas. São eles:

  1. FIFO (First in, First Out) : A primeira peça que entra é a primeira que sairá
  2. FEFO (First-Expire, First-Out): A peça que pode se deteriorar mais rápido deve ser a primeira a ser retirada
  3. Shelf Life: O tempo máximo que uma peça pode ficar armazenado antes de ser inutilizada.

É claro que o objetivo de toda empresa é evitar as perdas e buracos no financeiro. E reduzir os desperdícios com o inventário ajudará também seu controle financeiro.

Controle financeiro vs estoque

Vimos anteriormente que estoque parado é dinheiro que não retorna, essa disputa em bater as contas com estoque controlado será sempre uma tarefa árdua. Quando o inventário é assertivo amplia a visão do giro de estoque, para não haver excessos.

Ao fazer o giro de estoque, você identifica a quantidade média de peças compradas, do estoque e do que é vendida. Assim controla de quanto em quanto tempo haverá reposição de peças.

Pra isso você precisa do valor médio de estoque a preço de compra e valores de venda a preço de compra, dividir um pelo outro, seu resultado é a quantidade de giros das peças.

Por ex: O valor médio de estoque a preço de compras é de R$50.000 e de venda é R$800.000 a preço de compra = 16 giros por ano.

Neste exemplo contabilizamos a média do estoque total, ele funciona para empresas que trabalham com muitas peças.

Mas quando são menos produtos, considere a quantidade de estoque médio dividido pela média de venda. Ou seja, se a quantidade média do estoque é de 50.000 peças e de venda é 100.000, serão 2 giros por ano.

Conhecer quantas vezes é necessário repor seu estoque também evitará desperdícios com excesso de peças e dinheiro. E você só consegue ter essa visão clara se o inventário na concessionária for bem feito.

Conclusão

Manter um padrão de organização e planejamento é fundamental para seus resultados. Agora você já entende os passos para facilitar e agilizar seu inventário na concessionária, suas operações são assertivas e objetivas. Seguindo esses passos em conjunto com o inventário rotativo seus controles e gastos vão estar sempre atualizados e corretos.

 

Um sistema DMS também agrega na operação, afinal ali consta o histórico das peças e operações, facilitando e otimizando seu tempo.

Afinal suas operação vão render mais tempo e poderá usá-lo para novas estratégias e ideias em aumentar seus lucros.

Coloque em prática seu aprendizado para o inventário na concessionária e otimize as tarefas para ter o tempo como seu aliado.